Schnellanalyse zum Aufbau von Systemen zur datengetriebenen Entscheidungs-unterstützung in mittelständischen Unternehmen

Die Schnellanalyse ist ein Beratungsinstrument, mit dem zielführend und effektiv eine Auflistung der Datenquellen und eine Datenanalyse sowie die Auswertungswünsche von Daten in mittelständischen Unternehmen erhoben wird, damit datengetriebene Entscheidungen getroffen und gemäß den definierten Zielen optimale Maßnahmen abgeleitet werden können. Das Beratungsteam, bestehend aus zwei externen Beratern ermöglicht es, den unabhängigen Blick von außen zu wahren. Die Einbeziehung der wichtigsten Stakeholder von Beginn an ermöglicht es, einen tiefen Einblick in das operative Tagesgeschäft  zu bekommen und wichtige Hinweise zur Potentialsteigerung und den erforderlichen Daten zu bekommen.   Digitalisierung, Big Data, Data Analytics und Industrie 4.0 sind Begriffe, die uns in den letzten Jahren vermehrt begegnet sind und uns mehr und mehr vereinnahmen. Es zeigt sich, dass die stetig steigenden Ansammlungen von Prüf-, Mess- und Steuerungsdaten im Bereich der Produktion, steigende Anforderungen an unterschiedliche Systeme sowie die damit einhergehende wachsende Komplexität von internen und externen Prozessabläufen, die sinkende Transparenz innerhalb der vorhandenen Geschäftsprozesse und Datenstrukturen zur Folge hat. Es werden Daten benötigt, die für die Entscheider ausschlaggebend sind, welche jedoch aufgrund der Menge und Unübersichtlichkeit an Daten für eine Auswertung nicht zur Verfügung stehen. Laut der PwC-Studie “PwC’s Global Data and Analytics Survey 2016: Big Decisions“ begründen lediglich 34% der unternehmerischen Entscheidungsträger ihre strategischen Entscheidungen mit den ihnen vorliegenden Daten und Analysen. Wohingegen 41% der Befragten ihre Entscheidungen auf Erfahrungen und Intuition stützen.[1] Mit Hilfe einer Schnellanalyse soll in mittelständischen Unternehmen vermehrt auf datengetriebene Entscheidungen gesetzt werden. Dabei geht es darum, sowohl bereits bestehende Datenquellen als auch konkret benötigte Datenanalysen und Auswertungswünsche systematisch zu eruieren und zu prüfen. Dies erfolgt durch eine Analyse der Prozesse und existierenden Strukturen, dem Definieren von Anwendungsfälle sowie der Klärung von funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an die Systemlandschaft. Es wird ermittelt, welche Daten bereits zur Verfügung stehen und in welchen IT-Systemen diese integriert sind bzw. zukünftig integriert werden müssen. Dieses Vorgehen trägt dazu bei, dass Schwachstellen und Fehlerquellen innerhalb der IT-Systeme aufgezeigt und behoben werden können. Die Auswertung der gewonnenen Daten befähigt mittelständische Unternehmen, Systeme zur datengetriebene Entscheidungsunterstützung aufzubauen. Infolgedessen können sie ihre Unternehmensarchitekturen und -prozesse, unter optimaler Nutzung der ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen, transparenter planen, steuern und kontrollieren. Ebenfalls ermöglicht es dem Unternehmen schnell und flexibel auf Veränderungen im Markt zu reagieren und rationalere Entscheidungen zu treffen. Die Analyse wird in zeitlich limitierten Einzelinterviews mit zwei Beratern unabhängig voneinander durchgeführt, bei denen die ausgewählten Teilnehmer aus den einzelnen Abteilungen zu den bestehenden IST-Zuständen der Datenquellen, korrespondierenden Prozessen und den konkreten Datenanalysen sowie weiteren Auswertungswünschen hinsichtlich der IT-Systeme befragt werden. Anforderungen geben Auskunft über die zu erfüllenden Eigenschaften, die ein Produkt, Prozess oder System erbringen muss und werden in einem Lastenheft erfasst. Die direkte Visualisierung in Form einer Anforderungsmatrix hat sich als Vorteil erwiesen, da beide Gesprächspartner die Ergebnisse direkt sehen und gegebenenfalls entstehende Missverständnisse unverzüglich ausräumen können. Neben der schriftlichen Niederlegung der Anforderungen an das System, werden während des Gesprächs ebenfalls konkrete Auswertungswünsche zur Datenanalyse durch Berater 1 aufgenommen, tabellarisch festgehalten und namentlich versehen. Auf dieser Basis entsteht ein Lösungskatalog für eine geeignete Software, die sowohl die Transparenz der Daten und Optimierung der Prozesse verstärkt als auch für die Entscheidungsträger des Unternehmens von maßgeblicher Bedeutung sind. Berater 2 analysiert gemeinsam mit dem entsprechenden Mitarbeiter die relevanten Geschäftsprozesse, deren korrespondierenden Datenquellen und notiert diese nachvollziehbar, übersichtlich, klar verständlich und vollständig.   Jeder einzelne Prozess wird niedergelegt, indem die folgenden Fragen beantwortet werden.                 Neben den Beschreibungen der einzelnen Prozesse und Datenquellen, ist es ratsam im Vorfeld eine ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) zu modellieren. Dies hilft bei der späteren Einordnung der einzelnen Prozesse und deren Beschreibungen in den Prozessablauf. Ziel einer EPK ist es, den logischen und zeitlichen Aufbau der Geschäftsprozesse mithilfe einer textlichen und graphischen Darstellung aufzuzeigen. Nach dem Visualisieren der Prozessabläufe erfolgt das Abgleichen der Anforderungen und der gewünschten Datenanalysen mit den bestehenden Prozessbeschreibungen und Datenbeständen. Dies führt zu einer Identifikation von Fehlerquellen, Schwachstellen und möglichem Optimierungspotential in den Systemen. Daraus können geeignete Maßnahmen und Ziele zur Prozessoptimierung und Systemintegration abgeleitet werden, die den unternehmerischen Entscheidungsträgern bei den datengetriebenen Entscheidungen unterstützen. Durch präzise definierte Ziele kann gewährleistet werden, dass eine optimale und effiziente Ausrichtung der Maßnahmenrealisierung erfolgen kann. Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. besagt, dass vier von fünf Unternehmen angeben, unklare Projektziele als negativen Einfluss auf ihren Projekterfolg zu haben.[2] Im Rahmen der Zielvereinbarungen ist darauf zu achten, dass eine eindeutige Definition der Ziele auf Grundlage von SMARTen Kriterien erfolgt.[3] Zur Priorisierung der einzelnen Maßnahmen kann eine ABC-Analyse[4] durchgeführt werden, in der der Umsetzungsaufwand bzw. die Umsetzungskosten dem Nutzen je Maßnahme gegenübergestellt werden.             [1] Studie PwC (https://www.computerwoche.de/a/big-data-im-reality-check-strategische-entscheidungen-trifft-der-bauch,3314792) [2] Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement; Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit. URL: https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/Know-How/studien/Misserfolgsfaktoren_final.pdf, Abrufdatum 06.10.2017 [3] Dabei steht SMART für: Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Terminiert. Siehe G. T. Doran: There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives. In: Management Review, 70. Jg., Nr. 11, 1981, S. 35–36. [4] C.Schawel; F. Billing; Top 100 Management Tools: Das wichtigste Buch eines Managers Von ABC-Analyse bis Zielvereinbarung, Springer Fachmedien, 2014, S. 12ff.